BYRO @BE

¶#) BASICS

→ https://www.cultuurloket.be/index.php/kennisbank/boekhouden/enkele-boekhoudprincipes

¶#) ANNUAL ACCOUNTING

→ https://www.cultuurloket.be/index.php/kennisbank/boekhouden/de-jaarrekening

¶#) "REKENING COURANT"
    """
    Via een rekening-courant worden kleine bedragen over en weer geboekt. Bedragen die op deze rekening worden geboekt, worden doorlopend met elkaar verrekend. U laat bijvoorbeeld een eigen rekening door de bv betalen. Dit bedrag betaalt u korte tijd later weer aan de bv terug.
    """
    → https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/bijzondere_situaties/geld_lenen_van_uw_bv/voorwaarden_bij_de_rekening_courant

     → https://www.cultuurloket.be/kennisbank/boekhouding/rekening-courant-zaakvoerder

¶#) RUNNING A VZW

→ ^XXX🔗confed-be — how to set up a vzw in BE

¶#) VOLUNTEER FEE

BASIC PRINICPLE:
    * Always "expense" based
    * Volunteers are obliged to choose between 2 types, these are not combinable for them in one and the same book year. 

TYPES:
    A) "Real expenses"
        unlimited
        collect tickets related to the volunteer job
        get those payed back
        Tips:
            → https://kronik.smart.coop/onkostennotas-tips-en-een-checklist/?lang=nl

    B) "lump sum expenses"
        max 35,41 euro per dag en 1.416,16
        contracts are made with description for each day
    → https://financien.belgium.be/nl/vzws/vrijwilligers

ALSO:
    * kilometer allowance
        * max 0,3707 euro per traveled kilometer
        * max 0,24 euro per kilometer by bike

MODEL CONTRACTS:
    for all types → https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/kostennotas/


CONSIDERATIONS:
    *  The volunteer is responsable to not mix up types and to not go above set limitations
    * Volunteering as board of a vzw IS POSSIBLE
    """
    Kan een bestuurder een kostenvergoeding ontvangen als vrijwilliger? 
    Sinds 21 april 2019 zijn de bestuurders in de vrijwilligerswetgeving expliciet als een categorie van vrijwilligers aanvaard. Bestuurders kunnen aldus binnen de wettelijke grenzen een kostenvergoeding als vrijwilliger ontvangen voor de uitoefening van hun bestuurstaken. Het is niet langer vereist om te kunnen aantonen dat de taken als vrijwilliger volledig losstaan van de taken als bestuurder.
    Presentiegelden op vergaderingen van het bestuursorgaan vormen hierop een uitzondering. De loutere aanwezigheid van bestuurders op de bijeenkomsten van het bestuursorgaan kunnen niet vergoed worden met een kostenvergoeding als vrijwilliger. Dergelijke vergoedingen zijn aan belastingen onderworpen.
    """
    → https://www.vsdc.be/nl/faq/1252/vragen-ivm-sociaal-recht/kan-een-bestuurder-een-kostenvergoeding-ontvangen-als#panel52

¶#) INVOICE
    * with an external body...

¶#) SOCIAAL BUREAU VOOR KUNSTENAARS (SBK)
    Social agency for artists
    Basically freelancing with the agency as intermediate contracter
    Like SMART or AMPLO
        "Smart is a solidarity economy cooperative for freelancers, creatives and artists. We pool entrepreneurial resources and risks to establish sustainable working conditions for us all. Smart facilitates regular employment for people struggling with complex, short-term and changing work conditions, or helps restructuring their self-employment in a sustainable manner. Smart also takes on the greater part of administrative work"
        → https://www.smart-at.org
        → https://amplo.be

¶#) EMPLOYEE

    A) via extra body
        make contract, pay with big tax percentages
        also quite a complicated process if short term:
            * each employee needs to be inscribed in the Department of Social Security (RSZ)
           * for each employee vzw pays a social security contribution
            * vzw provides an internal or external service for prevention
            * vzw takes out Occupational Accident Insurance
            * ###
            → https://blog.liantis.be/nl/personeelsbeleid/uw-eerste-werknemer-wat-moet-u-regelen-voor-de-eerste-werkdag
    _____________
        "The non-profit association itself does not pay social security contributions, unless it pays wages to any employees and therefore pays the obligatory employer social security contribution on top of those gross wages."
        → https://vi.be/advies/werken-met-een-vzw

    B) directly pay people by existing partner (that would be paying you)
        they might already have all this shit done
        probem — the high taxes stay

¶#) HEALT INSURANCE

→ ^XXX🔗healthinsurance — main document



<----------------------------(new) ### list more important instances

¶[!M] BYRO/QQQ— Justifying a lost bill +CHATGPT

LIES:
How should I justify a cost a made with my company but I lost the bill and can not justify that cost in accounting? +CHATGPT

"""
Losing a bill or receipt can make it difficult to justify a cost in accounting, but there are a few steps you can take to try to resolve the situation:
    * Check if you have any other proof of the expense: 
        Even if you don't have the bill, you may have other documents that could help support the expense, such as emails, contracts, or other correspondence related to the purchase.
    * Reach out to the vendor: 
        If you know the name of the vendor, you can try contacting them to see if they can provide a duplicate bill or any other documentation that could help support the expense.
        Some vendors may be willing to provide this information if you explain the situation and provide any details you can remember about the purchase.
    * Provide a written explanation: 
        If you're unable to obtain any documentation to support the expense, you can provide a written explanation to your company's accounting department explaining the situation and providing as much detail as possible about the expense. Be honest and transparent about the circumstances, and provide any additional context that may help to justify the expense.
    * Consider the importance of the expense: 
        If the expense is relatively small or not essential to your company's operations, it may not be worth pursuing further. However, if the expense is significant or related to an important project, it may be worth continuing to try to obtain documentation to support it.
Remember that the most important thing is to be honest and transparent with your company's accounting department. While losing a bill or receipt can be frustrating, it's important to do your best to provide as much information as possible to support the expense and help your company manage its finances effectively.
"""


LIES:
If it was a small cost, yet for legal reasons important to have all accounting documents corrected, should I consider paying the cost back to the company from my personal account

ChatGPT
"""
If the missing bill or receipt is for a small cost but is still important to have for legal or accounting reasons, and you're unable to obtain any documentation to support the expense, you could consider paying the cost back to the company from your personal account.
This would demonstrate your commitment to ensuring that all accounting documents are correct and up-to-date, and could help to avoid any potential issues with auditors or other regulatory authorities in the future.
However, before doing so, it's important to discuss the situation with your supervisor or the accounting department to ensure that this is an appropriate course of action. They may have other suggestions or solutions that could help resolve the situation without requiring you to pay the cost back personally.
If you do decide to pay the cost back to the company from your personal account, be sure to keep a record of the payment and provide any necessary documentation to support the reimbursement.
"""

LIES
Can you give a written example of what could be a good formulation or documentation to support the reimbursement

ChatGPT
Sure, here's an example of what you could write to support the reimbursement of the cost from your personal account:

"""
[Date]
To: [Name of Supervisor/Accounting Department]
Subject: Reimbursement of [Cost]
Dear [Name],
I am writing to request reimbursement for a business expense that I paid for out of my personal account. Unfortunately, I am unable to provide a copy of the original receipt, but I have attached all other relevant documentation to support the expense.
Details of the expense:
Date: [Date of the Expense]
Description: [Description of the Expense]
Amount: [Cost of the Expense]
As I am unable to provide a copy of the original receipt, I have attached the following documentation to support the expense:

• [Insert any other supporting documentation, such as emails or contracts, that you may have]

I understand the importance of maintaining accurate and up-to-date accounting records, and I am willing to reimburse the company for this expense in order to ensure that all documentation is correct. Please let me know if you require any additional information or documentation to process the reimbursement.
Thank you for your assistance in this matter.
Sincerely,
[Your Name]
"""


DUTCH VERSION
[Datum]
Aan: [Naam van leidinggevende/boekhoudafdeling]
Onderwerp: Vergoeding van [Kosten]
Beste [Naam],
Ik schrijf u om een vergoeding te vragen voor een zakelijke uitgave die ik heb betaald met mijn persoonlijke rekening. Helaas kan ik geen kopie van de originele bon verstrekken, maar ik heb alle andere relevante documentatie bijgevoegd om de uitgave te ondersteunen.
Details van de uitgave:
Datum: [Datum van de uitgave]
Omschrijving: [Omschrijving van de uitgave]
Bedrag: [Kosten van de uitgave]
Aangezien ik geen kopie van de originele bon kan verstrekken, heb ik de volgende documentatie bijgevoegd om de uitgave te ondersteunen:

• [Voeg alle andere ondersteunende documentatie toe, zoals e-mails of contracten, die je mogelijk hebt]

Ik begrijp het belang van nauwkeurige en up-to-date boekhoudkundige gegevens en ik ben bereid de onderneming terug te betalen voor deze uitgave om ervoor te zorgen dat alle documentatie correct is. Laat me alstublieft weten of u aanvullende informatie of documentatie nodig heeft om de vergoeding te verwerken.
Dank u voor uw hulp bij deze zaak.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]


EXAMPLE OF WRITTEN EXPLANATION AS FILL IN FORM
"""
[Your Name] 
[Your Address] 
[City, Postal Code] 
[Email Address] 
[Phone Number] 
[Date]

[Name of Supervisor/Accounting Department] 
[Company/Organization Name] 
[Address] 
[City, Postal Code]

Subject: Explanation for Missing Expense Receipt

Dear [Name],

I am writing to provide an explanation for a missing expense receipt related to a business transaction. Unfortunately, I have misplaced the original receipt, and despite my best efforts, I have been unable to locate it. I understand the importance of maintaining accurate accounting records, and I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.

Details of the Expense:
Date: [Date of the Expense] Description: [Description of the Expense] Amount: [Cost of the Expense]
I have made every attempt to retrieve the original receipt, including contacting the vendor [or provide any other relevant steps taken], but to no avail.
In order to support the legitimacy of this expense, I have attached any other available documentation to this explanation, including [list any supporting documents you have, such as emails, contracts, or any other correspondence].
I assure you that this expense was incurred solely for legitimate business purposes and is an integral part of our company's operations.
I understand the need for proper documentation and accounting transparency, and I am willing to take responsibility for this oversight. If it is acceptable to the company, I would be glad to reimburse the amount of the missing receipt.

Please let me know if there is any additional information or action required to resolve this matter. Thank you for your understanding and cooperation.

Sincerely,
[Your Name]
[Signature if submitting a physical copy]
"""

"""
[Uw Naam] 
[Uw Adres] 
[Plaats, Postcode] 
[E-mailadres] 
[Telefoonnummer] 
[Datum]

[Naam van leidinggevende/boekhoudafdeling] [Naam van het Bedrijf/Organisatie] [Adres] [Plaats, Postcode]

Onderwerp: Uitleg voor het ontbreken van een bon van een uitgave

Geachte [Naam],
Ik schrijf u om een verklaring te geven voor het ontbreken van een bon met betrekking tot een zakelijke transactie. Helaas ben ik de originele bon kwijtgeraakt en ondanks mijn beste inspanningen, is het mij niet gelukt om deze te vinden. Ik begrijp het belang van het bijhouden van nauwkeurige boekhoudkundige gegevens en ik bied mijn oprechte excuses aan voor het eventuele ongemak dat dit kan veroorzaken.

Details van de uitgave:
Datum: [Datum van de Uitgave] Omschrijving: [Omschrijving van de Uitgave] Bedrag: [Kosten van de Uitgave]
Ik heb alles in het werk gesteld om de originele bon te achterhalen, waaronder het contacteren van de leverancier [of vermeld andere relevante stappen die zijn ondernomen], maar zonder succes.

Om de legitimiteit van deze uitgave te ondersteunen, heb ik alle andere beschikbare documentatie bijgevoegd, waaronder [vermeld alle ondersteunende documenten die u hebt, zoals e-mails, contracten of andere correspondentie].
Ik verzeker u dat deze uitgave uitsluitend is gedaan voor legitieme zakelijke doeleinden en een integraal onderdeel is van de activiteiten van ons bedrijf.
Ik begrijp de behoefte aan een juiste documentatie en transparante boekhouding, en ik ben bereid verantwoordelijkheid te nemen voor deze nalatigheid. Als het voor het bedrijf acceptabel is, ben ik graag bereid om het bedrag van de ontbrekende bon terug te betalen.

Laat mij alstublieft weten of er aanvullende informatie of acties nodig zijn om dit probleem op te lossen. Dank u voor uw begrip en medewerking.
Met vriendelijke groet,

[Uw Naam]
[Handtekening indien u een fysieke kopie indient]
"""


<---------------------------((new))